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Mayo 2017

TIPS PARA INCREMENTAR LA ASISTENCIA EN SUS CONGRESOS

Como experto en la planeación y operación de Congresos, On Tempo tiene el compromiso de trabajar en conjunto con las asociaciones para lograr el éxito de sus eventos [clic to tweet] en todos sus aspectos: logístico, asistencial, académico y financiero; por lo que gran parte de nuestro trabajo, reincide en llevar a cabo estrategias para hacer de tus reuniones una experiencia atractiva, con el fin de aumentar, año con año, la participación de sus miembros actuales y potenciales.

Aquí hay algunas ideas e indicaciones de cómo hacer que eso suceda:

  1. Usar blogs para crear un sentido de comunidad durante todo el año; sobre un tema o subconjunto de la asociación. A través de éste, se debatirá cualquier cosa, y en esos términos se contribuirá al contenido educativo de la conferencia o reunión. Al hacerlo, se proporciona un sentido de respaldo y/o acuerdo de que la educación es buena y los miembros interesados ​​asistirán.
  2. Si hay un área de exposición, permitir que cada uno sea capaz de demostrar su producto y/o servicio con invitaciones a los clientes.
  3. Ofrecer precios especiales. Muchas organizaciones tienen varios colaboradores calificados a los que les gustaría asistir. Ofrecer descuentos considerables para más de dos o tres de la misma organización, puede aliviar parte de la resistencia a los precios.
  4. Hacer que los expertos hablen y asistan a reuniones sociales para mezclarse con sus asistentes. Asegurarse que los oradores son líderes en sus campos.
  5. Ofrecer descuentos los primeros días para que cualquiera que repita dos conferencias consecutivas, pueda obtener un descuento al inscribirse el próximo año.
  6. Organizar un sorteo en la sesión general de clausura.
  7. Entender los datos demográficos de los miembros de la organización, así como sus preferencias de destinos para viajar, con el fin de llevar a cabo las reuniones, en sus  lugares predilectos.
  8. Crear un video promocional con fragmentos de las memorias de los eventos para atraer a nuevos asistentes.
  9. Pedir a los ponentes del programa educativo, que escriban una breve e interesante reseña sobre el contenido de su sesión académica, para incentivar a los participantes a participar en la misma.
  10. Llevar a cabo evaluaciones de las necesidades de los congresistas, con el fin de dar cumplimiento a sus intereses, necesidades y expectativas. También, se puede citar los resultados de las evaluaciones de reuniones pasadas en la comercialización de la reunión del próximo año. Es importante dar seguimiento a la retroalimentación, para que los miembros sepan que se está tomando acción sobre lo que les interesa.
  11. Utilizar herramientas tecnológicas para facilitar la conexión en red entre los asistentes y/o hacer coincidir a los asistentes con las personas con las que quieren reunirse.
  12. Implementar una sesión abierta para compartir entre los asistentes su aprendizaje durante el evento.

Fuente: 
Professional Meeting Managment, 5th edition. Chapter 5: Marketing and Promotion, Strategy and Collaboration. Ramsborg, G.C. Miller, B.E. (Eds.) (5th ed.) (2006) Dubuque, Lowa: Kendall/Hunt Publisher.


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