Un elemento que ha tomado cada vez más importancia a la hora de organizar un evento es la inclusión, que tiene que ver con la integración de todas las personas en la sociedad, no dejar a nadie fuera.
A continuación compartimos el llamado Decálogo sobre protocolo inclusivo en un evento oficial*, que todo Meeting Planner debería considerar:
1. Concebir los eventos pensando en la diversidad y pluralidad, desde el inicio.
2. Tratar a las personas con discapacidad como a cualquier otra persona sin discapacidad con un trato respetuoso y cordial. Dirigirse al hablar siempre al interlocutor.
3. Procurar que los lugares seleccionados para el evento sean accesibles y, de no poder serlo, que se tomen las medidas posibles para que, al menos, sean prácticos.
4. Prestar atención a la comunicación (interior y exterior), a la iluminación y al mobiliario. Realizar las reservas de espacio (dentro y fuera), y puesto (presidencia, mesas, banquete, etc.) para garantizar una adecuada movilidad y participación de las personas con discapacidad.
5. Prever, en todas las fases del evento, las ayudas manuales y técnicas que se estimen necesarias para el correcto desarrollo.
6. Que el personal integrante de la organización reciba la información y formación necesaria en técnicas de ayuda y acompañamiento.
7. Informar a las personas ciegas de las distancias, los elementos que se van a encontrar, etc., y apoyarse en elementos como colocación de etiquetas, rótulos, maquetas… en braille, macrotipos y/o altorelieves para asegurar un correcto entendimiento y mejor desempeño del evento.
8. Detallar y tomar las medidas especiales de seguridad, atendiendo las distintas discapacidades en función de potenciales situaciones que se pudieran sobrevenir. Cuidar que la instalación de cableados, elementos técnicos y otros, no puedan ocasionar ningún incidente.
9. No limitar la participación de ninguna persona con discapacidad y hacer que esta participación sea lo más real y normal posible.
10. Incluir datos de interés en listados y valorar con las asociaciones de discapacitados las incidencias detectadas (propuestas de mejora).
Aunque estos preceptos hacen únicamente mención de las personas discapacitadas, no debemos olvidar a aquellas que por su preferencia sexual, religión, cultura, ideología política, gustos, apariencia física, posición económica, etc., son excluidas. Crear estrategias para incluirlas y fomentar su participación en eventos, hoy en día, es un distintivo para el éxito.
*Información de Marichel López Catalá para el curso de Especialista en Eventos Accesibles y Protocolo Inclusivo - La Ciudad Accesible 2017-
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