Organizar un evento corporativo representaun verdadero reto, debido a la gran lista de elementos que se deben tomar en cuenta, uno de ellos es la seguridad, que engloba aspectos y circunstancias:
Geográficas: sismos, grandes tormentas, inundaciones
Terroristas: bombas, atentados
Delictivas: secuestros, asaltos
Físicas incendio en las instalaciones, fuga de gas
Sanitarias: contaminación de alimentos, epidemias
Y en ese sentido, es muy importante contar con protocolos para la gestión de riesgos, con el fin de mantener la seguridad de todos los involucrados en el evento, o bien, si es el caso, dar solución a cualquier emergencia. A continuación exponemos los 4 principales:
1. Identificar probables amenazas A través de un plan de seguridad se deben analizar objetivamente todas las circunstancias que rodean al evento. Esto comprende las instalaciones, ubicación, condiciones climáticas, alimentos, es decir, que el lugar elegido cuente con buenos accesos, salidas de emergencia, que se localice en una zona tranquila, poco conflictiva; que la sede cumpla con normas de seguridad y protección civil, así como con personal capacitado para actuar y brindar auxilio.
2. Mantener a todos informadosCliente, organizadores, staff, personal de seguridad privada y en general todos los involucrados en un evento, deben saber cómo responder y estar preparados para situaciones especiales que pudieran surgir con el objetivo de minimizar los impactos que se generen. Tener a la mano una lista con contactos de emergencia, además de la comunicación, son primordiales para establecer un solo sentido de acción y cumplir con los lineamientos del equipo de seguridad.
3. Control de grandes grupos En cualquier evento, sin importar el tipo, puede haber disturbios. La recomendación es tener un plan eficaz que elimine o minimice la posibilidad de que se formen multitudes. Para lograrlo es necesario ubicar elementos o personal de seguridad en las áreas susceptibles y proporcionar instrucción y orientación, en otras palabras, incluir señalización clara del destino correcto, e incluso de vías alternativas.
4. Planes de contingencia y evacuación Además de la seguridad física y control de masas, un correcto plan de contingencia se enfoca primero en minimizar todo riesgo que se presente antes, durante y después de la realización del evento. Lo más relevante e importante es que los planes de contingencia sean flexibles, contengan indicaciones precisas y obligatorias, y sean conocidos por todo el personal que asiste.
En On Tempo, como especialistas en la organización y ejecución total de Congresos, Grupos y Eventos, tenemos un compromiso con la seguridad de todos, por ello, en cada evento trabajamos en un plan de seguridad y emergencias que nos ayude a corregir a tiempo las posibles desviaciones que llegaran a surgir, y así minimizar su impacto sin arriesgar el éxito.
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